Elektroninis parašas Odoo sistemoje: Smart-ID darbų aktams ir sutartims
Jei įmonė per mėnesį pasirašo dešimtis darbų aktų, sutarčių ar priėmimo–perdavimo dokumentų, spausdinimas, skenavimas ir laukimas, kol klientas atsiųs pasirašytą PDF, kainuoja daugiau nei atrodo. LONGRUN (UAB VM Robotika) integruoja lietuvišką kvalifikuotą elektroninį parašą tiesiai į Odoo, kad dokumentą būtų galima pasirašyti Smart-ID arba mobiliu parašu neišeinant iš sistemos.
Elektroninis parašas Lietuvoje nėra vienas dalykas. Yra trys skirtingo teisinio svorio lygiai, ir dauguma tarptautinių pasirašymo įrankių siūlo tik žemiausią iš jų. Kai kalbame apie dokumentą, kuris paleidžia mokėjimą arba fiksuoja darbų priėmimą, skirtumas tampa esminis.
| Parašo lygis | Kas tai | Teisinė galia | Tipinis pavyzdys |
|---|---|---|---|
| Paprastasis (SES) | Pele nupieštas arba įrašytas vardas ant PDF, patvirtinimas paspaudus nuorodą el. laiške. | Įrodomoji vertė ribota. Kilus ginčui pasirašiusiojo tapatybę įrodyti sunku. | Užsienietiški pasirašymo įrankiai su „draw“ arba „type“ funkcija. |
| Pažangusis (AES) | Parašas, unikaliai susietas su pasirašiusiuoju ir leidžiantis aptikti vėlesnius dokumento pakeitimus. | Stipresnis už paprastąjį, bet neprilygsta rašytiniam. | Vidaus dokumentų tvirtinimas įmonės sistemoje. |
| Kvalifikuotas (QES) | Parašas su kvalifikuotu sertifikatu, išduotu kvalifikuoto patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjo (QTSP). | Pagal eIDAS reglamentą (ES) Nr. 910/2014 prilygsta ranka rašytam parašui visoje Europos Sąjungoje. | Smart-ID, Mobile-ID, asmens tapatybės kortelė. |
Darbų aktams, sutartims ir priėmimo–perdavimo dokumentams prasmingas tik kvalifikuotas parašas. Būtent jį ir palaiko lietuviškos elektroninės atpažinties priemonės.
Kokios pasirašymo priemonės veikia Lietuvoje
Lietuvoje kvalifikuotą elektroninį parašą galima sukurti kelioms priemonėmis. Integruojant Odoo verta palaikyti visas pagrindines, nes klientai ir darbuotojai naudoja skirtingas.
| Priemonė | Kaip pasirašoma | Kam patogiausia |
|---|---|---|
| Smart-ID | Programėlė telefone. Naudotojas įveda asmens kodą, ekrane pamato kontrolinį skaičių ir patvirtina PIN2 kodu. | Plačiausiai paplitusi priemonė. Nereikia nei kortelės skaitytuvo, nei specialios SIM kortelės. |
| Mobile-ID (mobilus parašas) | Speciali SIM kortelė. Patvirtinimas ateina tiesiai į telefono ekraną. | Tiems, kas jau turi mobilaus parašo SIM iš operatoriaus. |
| Asmens tapatybės kortelė | Kortelė ir skaitytuvas arba USB laikmena su sertifikatais. | Biuro darbo vietoms, kur skaitytuvas jau yra. |
| Latvijos ir Estijos priemonės | eParaksts mobile, Estijos e-Rezidencijos kortelė. | Įmonėms, kurios pasirašinėja su partneriais Baltijos šalyse. |
Kodėl darbų aktai yra svarbiausias atvejis
Sąskaitai faktūrai parašas Lietuvoje nėra privalomas, todėl jos pasirašymas dažniausiai yra dekoracija. Darbų aktas veikia priešingai: tai dokumentas, kuriuo klientas patvirtina, kad darbai priimti, ir kuris praktiškai paleidžia mokėjimą pagal sutarties etapą.
Kai aktų daug, o pasirašymas vyksta ranka, susidaro pažįstama grandinė: PDF išsiunčiamas paštu, klientas jį atsispausdina, pasirašo, nuskenuoja ir grąžina po kelių dienų, o buhalterija ieško, kurio projekto tai aktas. Kiekviena diena tarp darbų pabaigos ir pasirašyto akto yra diena, kurią pinigai neateina.
Kvalifikuotas parašas šitą grandinę suspaudžia iki kelių minučių. Aktas sugeneruojamas Odoo sistemoje, klientas gauna nuorodą, pasirašo telefonu per Smart-ID, o pasirašytas dokumentas grįžta į tą patį Odoo įrašą.
Kaip tai veikia Odoo sistemoje
- Dokumentas gimsta Odoo: darbų aktas, sutartis ar priedas generuojamas iš realių sistemos duomenų, todėl sumos, etapai ir rekvizitai visada sutampa su projektu.
- Pasirašymas paleidžiamas iš įrašo: atitinkamame dokumente atsiranda pasirašymo veiksmas, kuriame nurodomas pasirašantis asmuo ir jo el. paštas.
- Klientas pasirašo savo priemone: Smart-ID, Mobile-ID arba ID kortele. Registruotis niekur nereikia, pakanka to, ką žmogus jau turi telefone.
- Rezultatas grįžta į sistemą: pasirašytas dokumentas su parašo duomenimis ir kvalifikuota laiko žyma prisegamas prie to paties Odoo įrašo.
- Būsena matoma visiems: sistemoje matyti, kurie aktai išsiųsti, kurie peržiūrėti, o kurie jau pasirašyti, todėl nebereikia ieškoti pašto gijose.
- Keli pasirašantieji: kai dokumentą turi pasirašyti abi pusės arba keli atstovai, parašai kaupiami tame pačiame dokumente.
Formatai: ADOC, ASiC-E ir PAdES
Pasirašytas dokumentas nėra tiesiog PDF su paveikslėliu. Parašas gula į konkretų formatą, o nuo jo priklauso, ar dokumentą priims valstybės institucijos ir ar jį bus galima patikrinti po dešimties metų.
| Formatas | Kas tai | Kada rinktis |
|---|---|---|
| ADOC | Lietuvoje naudojamas elektroninio dokumento konteineris. | Kai dokumentas keliaus į valstybės institucijas arba kai to reikalauja kliento vidaus tvarka. |
| ASiC-E | Europos standarto konteineris, pripažįstamas visoje ES. | Tarptautiniams dokumentams ir kai svarbi ilgalaikė patikra. |
| PAdES | Parašas įrašomas į patį PDF failą. | Kai norima, kad dokumentas liktų įprastu PDF, kurį atidaro bet kas. |
Renkantis formatą taip pat verta iš karto numatyti parašo pakėlimą iki ilgalaikio saugojimo lygmens. Tai reiškia, kad parašo galiojimą bus galima įrodyti ir tada, kai pasibaigs pradinio sertifikato ar laiko žymos galiojimas.
Ko reikia, kad tai veiktų
Kvalifikuotą parašą gali sukurti tik kvalifikuotas patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjas, todėl integracijai reikia paskyros pas tokį teikėją. Baltijos šalyse tam dažniausiai pasitelkiamas Dokobit, o pačias Smart-ID priemones išduoda SK ID Solutions.
Rekomenduojame, kad paskyra būtų užsakoma įmonės vardu, o ne per tarpininką. Taip parašo teisinė grandinė lieka tiesiogiai tarp jūsų įmonės ir paslaugų teikėjo, o asmens duomenys, tarp jų ir asmens kodai, neteka per trečiąsias sistemas. LONGRUN šiuo atveju sujungia jūsų Odoo su jūsų pačių paskyra.
Dažniausi klausimai
Ar Smart-ID parašas prilygsta ranka rašytam?
Taip, kai naudojama kvalifikuota Smart-ID versija. Ją išduoda SK ID Solutions, kvalifikuotas patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjas, todėl toks parašas pagal eIDAS reglamentą prilygsta ranka rašytam parašui visoje Europos Sąjungoje.
Ar klientui reikia registruotis kokioje nors sistemoje?
Ne. Klientas gauna nuorodą ir pasirašo ta priemone, kurią jau turi, dažniausiai Smart-ID programėle telefone. Atskiros paskyros kurti nereikia.
Ar galima pasirašyti sąskaitas faktūras?
Techniškai taip, bet paprastai to nereikia. Sąskaitai faktūrai Lietuvoje parašas nėra privalomas, todėl daugumai įmonių prasmingiau pasirašyti darbų aktus, sutartis ir priedus, kur parašas turi realią teisinę reikšmę.
Ar veikia užsienio klientams?
Kvalifikuotas parašas veikia visoje Europos Sąjungoje, tačiau konkrečios atpažinties priemonės skiriasi. Lietuvos, Latvijos ir Estijos klientams tinka Smart-ID ir Mobile-ID, o kitų šalių klientams sprendžiama atskirai, priklausomai nuo jų naudojamų priemonių.
Kur saugomas pasirašytas dokumentas?
Pasirašytas dokumentas prisegamas prie to paties Odoo įrašo, iš kurio buvo siųstas, todėl aktas visada lieka prie savo projekto ar sutarties ir jo nereikia ieškoti atskirose sistemose ar pašto gijose.
Kiek trunka tokia integracija?
Apimtis priklauso nuo to, kiek dokumentų tipų reikia pasirašyti ir kokių formatų reikalauja jūsų klientai. Tikslią apimtį ir kainą įvardijame po pokalbio, kuriame išsiaiškiname jūsų dokumentų srautą.
Norite pasirašinėti darbų aktus tiesiai iš Odoo?
Gaukite nemokamą konsultaciją – aptarsime jūsų dokumentų srautą ir tinkamiausią sprendimą.