AI agentas tiekėjų sąskaitoms: duomenų nuskaitymas, sutarčių tikrinimas ir mokėjimų priminimai

Į mus kreipėsi įmonė, kuri kas mėnesį gauna šimtus tiekėjų sąskaitų ir turi jas tikrinti pagal sutartis. Buhalterija daug laiko skyrė duomenų perrašymui, terminų tikrinimui ir priminimų sąrašams. Sukūrėme AI agentą, kuris prižiūri sąskaitos kelią nuo gavimo el. paštu iki priminimo atlikti mokėjimą.

Iššūkis

Tiekėjų sąskaitos įmonę pasiekdavo iš visų pusių. Vienos atkeliaudavo el. paštu PDF formatu, kitos kaip nuotraukos, o dar kitos kaip tiesiog nuskenuoti popieriniai dokumentai. Kiekvieną jų reikėdavo peržiūrėti rankomis, sutikrinti su galiojančiomis sutartimis, sužiūrėti terminus ir nepamiršti tikslios apmokėjimo datos.

Klaidos kainavo brangiai. Praleisti terminai reiškė delspinigius, o apmokėtos sąskaitos už dar nesuteiktas paslaugas buvo tiesiog prarasti pinigai. Sutarčių sąlygos dažnai likdavo dulkėti stalčiuose, nes niekas fiziškai nespėdavo jų lyginti su kiekviena gauta sąskaita. Buhalterė didžiąją dienos dalį praleisdavo kopijuodama duomenis iš dokumentų į apskaitos sistemą bei pildydama rankinį priminimų sąrašą.

Įmonė ieškojo ne dar vienos programos duomenims suvesti, o proceso, kuriame didžioji dalis darbo būtų paruošiama automatiškai.

Sprendimas

Sukūrėme AI agentą, kuris perima sąskaitą tą pačią akimirką, kai ji tik gaunama. Agentas nuolat stebi pašto dėžutę, atpažįsta gautą tiekėjo sąskaitą ir nuskaito visą jos turinį. Dirbtinis intelektas savarankiškai ištraukia informaciją apie tiekėją, numerį, sumą, mokėjimo terminą bei eilutes. Visai nesvarbu, kaip dokumentas atrodo, nes skenuota nuotrauka ar tvarkingas PDF failas apdorojami vienodai tiksliai.

Toliau agentas imasi sutikrinimo su sutartimi. Jis suranda reikiamą tiekėjo sutartį, perskaito joje numatytas kainas, mokėjimo sąlygas bei terminus ir patikrina, ar sąskaita juos atitinka. Jei mokėjimo terminas sąskaitoje skiriasi nuo to, dėl ko buvo susitarta, agentas iškart tai pažymi ir paaiškina, kur tiksliai yra neatitikimas.

Kai duomenys patvirtinami, agentas kalendoriuje sukuria įvykį su apmokėjimo data ir suplanuoja priminimą buhalterei prieš pat terminą. Priminime iškart matosi tiekėjas, suma, nuoroda į sutartį ir visi pastebėti neatitikimai. Rankiniu būdu pildyti sąrašų nebereikia.

Į procesą įtraukėme ir žmogaus patvirtinimo žingsnį. Prieš galutinai užregistruojant sąskaitą apmokėjimui, agentas paprašo atsakingo asmens patvirtinti, ar paslaugos arba prekės tikrai buvo gautos. Tai užkerta kelią mokėjimams už tai, kas nebuvo pristatyta. Agentas nepriima galutinių sprendimų pats, jis paruošia visą medžiagą, kad žmogus galėtų viską patvirtinti matydamas aiškų vaizdą.

Visa logika veikia kaip nuosekli automatizavimo eiga. Kiekvienas žingsnis perduoda rezultatą kitam, o neaiškūs atvejai nukreipiami žmogui peržiūrėti. Agentas dirba vidinėje įmonės aplinkoje ir naudoja sutarčių bei sąskaitų duomenis kaip kontekstą, todėl jo sprendimai remiasi tikrais įmonės dokumentais, o ne spėlionėmis.

Rezultatas

Buhalterijai nebereikia perrašinėti duomenų iš PDF dokumentų. Sąskaitos sutvarkomos tą pačią dieną, kai gaunamos, o apmokėjimo terminai matomi kalendoriuje su priminimais.

Sutarčių tikrinimas, kuris anksčiau praktiškai nevykdavo, dabar atliekamas su kiekviena sąskaita. Neatitikimai tarp sutarties ir sąskaitos iškyla iškart, kol dar galima į juos sureaguoti. Patvirtinimo žingsnis dėl gautų paslaugų suteikė įmonei ramybę, kad pinigai išmokami tik už realiai atliktus darbus.

Svarbiausia, kad buhalterė daugiau laiko skiria tikrinimui ir sprendimams, o ne duomenų suvedimui. AI agentas perima rutininę dalį, tačiau galutinis patvirtinimas lieka žmogui. Toks mokėtinų sumų automatizavimas duoda naudą būtent todėl, kad šis darbas kartojasi kiekvieną dieną.