Odoo eksporto dokumentams: sutartys, priedai ir CMR dviem kalbomis

Gamybos ir prekybos įmonėms, kurios dirba su eksportu, dokumentai yra kasdienė darbo dalis. Pirkimo sutartys, užsakymų priedai ir tarptautiniai CMR važtaraščiai turi būti tikslūs iš pirmo karto. Sukūrėme Odoo pagrindu veikiančią sistemą, kuri šiuos dokumentus formuoja iš tų pačių pardavimo ir sandėlio duomenų.

Iššūkis

Įmonė sparčiai plėtėsi, todėl sutarčių ir jų priedų tvarkymas rankomis tapo stabdžiu. Reikėjo, kad kiekvienas klientas turėtų savo sutartį su nuosekliai numeruojamais priedais. Buvo svarbu užtikrinti, kad numeracija nesidubliuotų ir nešokinėtų net tada, kai užsakymas atšaukiamas ar kopijuojamas, o naujais metais numeriai persijungtų tvarkingai. Kiekvienai eksporto siuntai prireikė oficialių CMR važtaraščių su visais privalomais laukais lietuvių bei anglų kalbomis. Visa tai veikia taip paprastai, kad veiklos vadovė dokumentus parengia tiesiog telefonu.

Sprendimas

Sistemos pardavimų bei sandėlio funkcionalumą papildėme specifine sutarčių bei priedų valdymo eiga. Dabar naujos sutartys numeruojamos automatiškai, o partnerio duomenys, datos, PVM tarifai ir šalys užsipildo savaime. Prie sutarčių rišame atskirai numeruojamus priedus, susietus su konkrečiais pardavimo užsakymais. Įdiegėme griežtą logiką, kuri saugo nuo numeracijos klaidų keičiant užsakymų statusus. Partnerio kortelėje dabar matomas aiškus medis, kurį sudaro sutartis, jos priedai ir susiję užsakymai.

Sukūrėme pilną CMR krovinio važtaraštį su visais oficialiais laukais, tokiais kaip siuntėjas, gavėjas, vežėjas, krovinio vertė, pavojingų krovinių žymos ir apmokėjimo sąlygos. Numeracija suteikiama automatiškai, o gavėjo duomenys atkeliauja tiesiai iš užsakymo. Sąskaitos, sutartys, priedai ir CMR dokumentai paruošti dviem kalbomis. Sutvarkėme lietuviškus pavadinimus, PVM formuluotes bei antraštes. Vadovė visus šiuos dokumentus dabar formuoja ir iš mobiliojo įrenginio.

Visus pakeitimus pirmiausia parodome atskiroje bandomojoje aplinkoje. Tik kai buhalterija patvirtina rezultatus, perkeliame naujoves į gyvą sistemą.

Rezultatas

Sistema gamyboje naudojama jau dvejus metus. Sutarčių numeracija išlieka stabili, eksporto dokumentai parengiami abiem kalbomis, o CMR formuojamas iš pardavimo užsakymo duomenų. Vadovybei paruošėme valdymo ataskaitą, kurioje matyti užsakytas, išvežtas ir likęs kiekis tonomis pagal kiekvieną sutartį bei priedą. Šią ataskaitą galima eksportuoti į Excel.