Odoo sistema tarptautinės konsultacijų grupės atsiskaitymams

Kai kelios susijusios įmonės dalijasi tais pačiais konsultantais ir klientais, o operacijos vyksta skirtingomis valiutomis, atsiskaitymų grandinė greitai tampa sunkiai valdoma. Tarptautinei grupei sukūrėme Odoo sprendimą, kuris sujungė sutartis, darbo laiką, patvirtinimus, vidinius atsiskaitymus ir galutines sąskaitas.

Iššūkis

Grupės atsiskaitymai rėmėsi sudėtingomis vidaus taisyklėmis, kurias sužiūrėti rankiniu būdu tapo beveik neįmanoma. Kiekvienas konsultanto priskyrimas turi savo pirkimo ir pardavimo kainą, valiutą bei paslaugos mokestį. Klientams sąskaitos rašomos viena valiuta, su konsultantais atsiskaitoma kita, o maržą grupė turi matyti dar trečia, bendrąja ataskaitine valiuta.

Procesą dar labiau vėlė vidiniai įmonių tarpusavio atsiskaitymai, tarpininkų komisiniai ir griežtas reikalavimas sąskaitose naudoti vidinius sutarčių numerius, o ne sistemos sugeneruotus kodus. Anksčiau darbo laiko apskaita, patvirtinimai ir sąskaitų išrašymas buvo atskiri, vienas nuo kito atsieti žingsniai, todėl klaidos buvo užprogramuotos, o dalis maržos tiesiog pasimesdavo.

Sprendimas

Sukonfigūravome Odoo sistemą taip, kad ji pati supranta šios grupės verslo logiką.

• Sutartys ir kainodara: Visi duomenys dabar vedami vienoje vietoje. Sistema mato kainas, valiutas, mokesčius ir naudoja tikruosius įmonės sutarčių numerius.
• Konsultantų portalas: Sukūrėme patogų įrankį mėnesio darbo laikui žymėti. Konsultantai kalendoriuje nurodo ne tik dirbtas valandas, bet ir ligas ar šventes, prideda pastabas ir kelia išlaidas nufotografuodami kvitus.
• Klientų patvirtinimai: Klientai gavo savo portalą, kuriame mato ir patvirtina tik jiems priskirtų specialistų darbo laiką.
• Skaidrus procesas: Atsirado aiškus patvirtinimų kelias. Jei duomenys netikslūs, vadovas ar klientas gali juos atmesti arba grąžinti taisyti.
• Sąskaitų pagalbininkas: Sukūrėme įrankį, kuris automatiškai sugrupuoja atsiskaitymus pagal įmonę, klientą bei valiutą. Belieka pažymėti reikiamas pozicijas ir sąskaita sugeneruojama automatiškai.
• Atsieti mokėjimai: Atsiskaitymas su konsultantais dabar veikia nepriklausomai nuo klientų sąskaitų, todėl procesai vienas kito nebetrikdo.
• Maržos variklis: Sistema pati apskaičiuoja grupės pelną bendrąja valiuta, įvertina tarpininkų dalis ir vidinius bendrovių mokesčius.

Papildomai sutvarkėme valiutų konvertavimą, išlaidos perskaičiuojamos automatiškai, apmokestinamas tik faktiškai patvirtintas laikas, o galutinės sąskaitos korekcijos dėl valiutų kursų ribojamos, kad būtų išvengta klaidų. Prieš paleidžiant sistemą, visą logiką ištestavome realiomis sąlygomis.

Rezultatas

Grupė visus atsiskaitymus dabar tvarko viename sraute. Darbo laiko apskaita, patvirtinimai ir sąskaitų išrašymas tapo viena nuoseklia grandine.

• Automatinis valiutų konvertavimas ir maržos skaičiavimas panaikino rankinio darbo klaidas.
• Sąskaitose naudojami vidiniai numeriai, todėl dokumentacija atitinka grupės standartus.
• Klientai patys tvirtina valandas, o tai pagreitino visą procesą.
• Vidaus atsiskaitymai tarp bendrovių ir tarpininkų dalys dabar matomi skaidriai.