Matavimo prietaisų gamintojas: perėjimas nuo „Rivilės“ prie Odoo su serijiniu sekimu

Kai įmonė vienu metu gamina, parduoda, remontuoja ir kalibruoja įrangą, o kiekvienas gaminys turi unikalų serijinį numerį, atskiros programos pradeda trukdyti. Reikėjo Odoo sistemos, kurioje matytųsi visas gaminio kelias nuo pardavimo iki remonto istorijos.

Klientas gamina matavimo prietaisus, čia itin svarbus serijinių numerių sekimas, gamybos procesai ir remontas. Įgyvendintas projektas apėmė viską, nuo pardavimų ir gamybos iki kokybės kontrolės bei pilnos buhalterijos pagal Lietuvos įstatymus.

Iššūkis

Verslo duomenys buvo išsibarstę. Buhalterija veikė „Rivilės“ programoje, o visa kita informacija gyveno atskirai. Trūko vienos vietos, kurioje pardavėjai, gamybininkai ir meistrai matytų tą patį vaizdą.

Svarbiausios problemos buvo aiškios: pagal serijinį numerį buvo sunku greitai sužinoti gaminio istoriją, kada jis parduotas, kiek kartų ir dėl ko remontuotas, niekas tiksliai nefiksavo realios gamybos ir remonto savikainos, sunaudotų medžiagų bei faktinio darbo laiko, lietuviškas mokesčių deklaravimas reikalavo daug rankinio darbo, o importas iš trečiųjų šalių ar reversinis PVM didino klaidų tikimybę, dirbant su skirtingomis valiutomis, avansiniai mokėjimai ataskaitose rodydavosi klaidingai, ypač jei mokėjimo valiuta nesutapdavo su užsakymo valiuta.

Sprendimas

Visus procesus sujungėme į vieną Odoo sistemą, klientų valdymą, pardavimus, gamybą, pirkimus, sandėlį, remontą, kokybės valdymą, dokumentus ir buhalteriją. Diegimo metu visi likučiai buvo sėkmingai palyginti su „Rivile“, kad nė vienas prekės vienetas ar centas nepasimestų.

Įgyvendinome šias pagrindines dalis: paiešką pagal serijinį numerį, kuri viename lange parodo visą gaminio pardavimo ir remonto istoriją, tikslų savikainos fiksavimą gamyboje ir remonte, įskaitant medžiagas bei realias darbo valandas, tvarkingą sandėlio valdymą su atsakingais asmenimis, teisingą rezervavimo logiką ir serijinių gaminių grąžinimus, automatizuotas lietuviškas mokesčių ataskaitas, kur sistema pati teisingai sutvarko importo ir reversinio PVM atvejus, avansinių mokėjimų kontrolę, kuri rodoma pagal realią banko operacijos datą ir tą valiutą, kuria buvo sumokėta.

Rezultatas

Visa komanda dabar dirba vieningoje aplinkoje. Kadangi pagal serijinį numerį matomas visas gaminio kelias, klientų aptarnavimas ir garantijos klausimai sprendžiami gerokai greičiau.

Buhalterinės ataskaitos formuojamos iš sistemos duomenų, todėl sumažėjo rankinio tikrinimo. Mokėjimai skirtingomis valiutomis dabar matomi aiškiai, o ataskaitas lengviau patikrinti galutiniam naudotojui.