Projektinė Odoo ERP sistema medicinos ir aukštųjų technologijų įrangos platintojui

Kai vienas užsakymas susideda iš dešimčių komponentų, o pardavimai, pirkimai ir montavimo darbai laikomi skirtingose lentelėse, sunku išlaikyti bendrą vaizdą. Medicinos ir aukštųjų technologijų įrangos tiekėjui, dirbančiam daugiausia su viešaisiais pirkimais, sukūrėme Odoo sistemą, kurioje sandoris valdomas nuo patvirtinto pasiūlymo iki priėmimo akto.

Iššūkis

Įmonės pardavimai dažniausiai vyksta per viešuosius pirkimus. Jų parduodamas produktas paprastai nėra vienas prietaisas, tai sudėtingas komplektas, kurį dar reikia sumontuoti. Anksčiau kiekvieną sandorį tekdavo dėlioti rankomis: atskirai formuoti užklausas tiekėjams, planuoti darbus ir patiems ruošti prekių priėmimo bei perdavimo aktus. Procesas reikalavo daug laiko, jame nuolat atsirasdavo klaidų, o ryšio tarp atskirų dokumentų praktiškai nebuvo. Be to, tiekėjų kainoraščiai Excel formatu vertė kiekvieną kartą kainas perskaičiuoti patiems.

Sprendimas

Sukūrėme projektinę ERP sistemą, kurios pagrindas yra aiškus komplektacijos modelis. Dabar pardavėjas viename lange mato visą sandorio sudėtį: prekes, tiekėjus, serijos numerius ir pristatymo datas. Kai tik pasiūlymas patvirtinamas, sistema automatiškai sukuria projektą, pardavimo užsakymą ir pagal tiekėjus sugrupuotas pirkimo užklausas. Visa komanda realiu laiku stebi prekių kelią, nuo užsakymo iki pristatymo klientui, todėl viskas matoma vienoje vietoje.

Visą sandorį jungia tas pats projekto numeris, susiejantis pirkimus bei montavimo darbus. Iš sistemos automatiškai generuojamas lietuviškas prekių priėmimo bei perdavimo aktas su visais reikiamais serijos numeriais, kiekiais ir PVM skaičiavimais. Pardavėjas pats valdo, kurios eilutės pateks į galutinį dokumentą. Tiekėjų kainas dabar automatiškai apskaičiuoja nustatyti koeficientai, o Excel kainoraščius galima įsikelti masiškai. Sistema taip pat pritaikyta viešųjų pirkimų poreikiams, nes leidžia sekti konkursų numerius bei sutarties pasirašymo datas.

Rezultatas

Patvirtintas pasiūlymas tapo pagrindiniu informacijos šaltiniu, o sudėtingas procesas virto aiškia seka nuo pardavimo iki priėmimo akto. Sistema veikia įmonės serveryje, ja naudojasi pardavimų, pirkimų ir projektų komandos. Paskutiniame etape patikslinome dokumentų datų logiką, kad priėmimo aktai ir susiję įrašai būtų formuojami taip, kaip reikia kasdieniam darbui.