Paslaugų sektoriaus įmonės kasdien dirba su dideliais dokumentų archyvais ir nuolatiniu užklausų srautu. Anksčiau darbuotojai ilgai ieškodavo reikiamų failų ir rankiniu būdu ruošdavo kiekvieną pasiūlymą. Sukūrėme AI sprendimą, kuris padeda rasti informaciją dokumentuose ir paruošia pasiūlymo juodraštį darbuotojo peržiūrai.
Iššūkis
Kliento dokumentų archyvas buvo didelis ir chaotiškas. Sutartys, specifikacijos, kainynai bei senos užklausos buvo išbarstytos po skirtingas vietas. Gavęs užklausą, darbuotojas dažnai sugaišdavo marias laiko, kol rasdavo teisingą atsakymą. Paprasta paieška pagal failų pavadinimus negelbėjo, nes reikalinga informacija būdavo paslėpta giliai dokumentų turinyje.
Kita problema kilo dėl tinklalapio užklausų. Lankytojai savo poreikius aprašydavo laisvu tekstu, o komanda turėdavo tai perskaityti, surasti panašų ankstesnį atvejį ir suformuluoti naują pasiūlymą. Procesas vyko lėtai, atsakymai vėluodavo, todėl dalis potencialių klientų tiesiog nesulaukdavo reakcijos ir nueidavo pas konkurentus.
Sprendimas
Sukūrėme vientisą sistemą, kurią sudaro trys tarpusavyje susietos dalys.
Pirmiausia sutvarkėme ir suindeksavome visą įmonės dokumentaciją. Sistema perskaito kiekvieną failą, suskaido jį į prasmingas atkarpas ir sukuria semantinį indeksą. Tai reiškia, kad turinį dabar galima rasti pagal prasmę, o ne tik pagal sutampančius žodžius. Kiekvienas naujas dokumentas į šį indeksą patenka automatiškai, todėl bibliotekos nebereikia prižiūrėti rankomis.
Antras žingsnis buvo išmanios paieškos modulis svetainėje. Lankytojas užduoda klausimą natūralia kalba, lyg bendrautų su gyvu konsultantu. AI agentas akimirksniu suranda tinkamas vietas dokumentuose, jas išanalizuoja ir pateikia tikslų atsakymą, paremtą tikra įmonės medžiaga. Prie atsakymo visada pridedamas šaltinis, kad būtų aišku, iš kur informacija paimta. Tai užtikrina, kad sistema nieko neišsigalvos ir remsis tik patvirtintais faktais.
Trečia dalis skirta pasiūlymų generavimui. Kai lankytojas užpildo formą, AI agentas išanalizuoja tekstą, supranta poreikį ir surenka susijusius duomenis iš archyvo bei kainynų. Per kelias sekundes paruošiamas suasmenintas juodraštis su tinkamomis paslaugomis bei sąlygomis. Šis dokumentas keliauja darbuotojui, kuris jį peržiūri, jei reikia, pakoreguoja ir išsiunčia. Mašina atlieka nuobodų pasiruošimą, o žmogui lieka galutinė kontrolė.
Visą šį procesą sujungėme į bendrą darbo srautą. Dokumentų indeksas maitina abi funkcijas, todėl atnaujinus informaciją, ji iškart tampa prieinama visur. Sprendimą integravome į jau veikiančias įmonės sistemas, tad komandai nereikėjo keisti savo įprastų įrankių.
Rezultatas
Įmonė pamiršo, ką reiškia gaišti laiką ieškant informacijos. Atsakymai iš didžiulės bibliotekos dabar pasiekiami akimirksniu. Klientai svetainėje patys randa atsakymus bet kuriuo paros metu, todėl komandai tenka gerokai mažiau pasikartojančių užklausų.
Svarbiausia, kad užklausos nebelieka be dėmesio. Suasmenintas pasiūlymas sukuriamas tą pačią akimirką, kai lankytojas paspaudžia siuntimo mygtuką. Darbuotojai dirba su jau paruoštais juodraščiais, tad atsakymai klientus pasiekia greitai ir išlaiko aukštą kokybę, nes informacija imama iš to paties patikimo šaltinio.
Automatizavimas nepakeitė darbuotojo sprendimo, bet sumažino paruošiamojo darbo kiekį. Įmonė gali aptarnauti daugiau užklausų su ta pačia komanda, o pasiūlymų rengimas remiasi tais pačiais dokumentais ir kainynais.
Panašūs iššūkiai jūsų įmonėje?
Parašykite mums ir aptarsime, kaip galime padėti.