Odoo sistema mokymų projektams: lektorių parinkimas pagal kompetencijas ir sertifikatų kontrolė

Viena mokymų ir paslaugų įmonė kreipėsi ieškodama aiškaus įrankio projektams, lektoriams ir jų kompetencijoms valdyti. Komanda nedidelė, veiklos krypčių ne viena, todėl tapo sunku sekti, kuris žmogus tinka konkrečiam projektui pagal kvalifikaciją ar turimus pažymėjimus. Įdiegėme Odoo sistemą, kurioje projektų planavimas, lektorių duomenys ir sertifikatai laikomi vienoje vietoje.

Iššūkis

Dažniausiai mokymų projektai laimimi per konkursus, kur keliami griežti reikalavimai lektorių kompetencijai ir jų dokumentams. Iki šiol įmonė šią informaciją laikė skirtingose lentelėse ar dokumentuose. Atrinkti tinkamą lektorių, patikrinti, ar jo pažymėjimas dar galioja ir ar jis tą dieną išvis laisvas, trukdavo per ilgai, o klaidų rizika buvo didelė. Taip pat reikėjo sprendimo, kuris leistų planuoti sesijas be grafikų persidengimo ir automatiškai informuotų dalyvius.

Sprendimas

Įdiegėme Odoo sistemą, kur visa informacija sutelkta vienoje vietoje. Dabar projektai turi aiškius kompetencijų reikalavimus su nurodytais lygiais, o ne tiesiog aprašymus Word dokumentuose. Kiekvienas lektorius turi savo kortelę su gebėjimais, įkainiais, užimtumo grafiku bei visais pažymėjimais. Sistema automatiškai stebi dokumentų galiojimą ir spalvomis įspėja, kai terminas artėja prie pabaigos arba jau pasibaigė.

Svarbiausia dalis yra automatinis lektorių parinkimas. Odoo sulygina projekto poreikius su lektorių turimais gebėjimais, apskaičiuoja atitikimo procentą, parodo, ko trūksta, ir įvertina žmogaus užimtumą. Vos per kelias sekundes tampa aišku, kas tinka darbui. Sesijų planavimas taip pat tapo paprastas, nes sistema neleidžia dubliuoti to paties laiko keliems darbams, o visos patvirtintos valandos iškart matomos kalendoriuje. Lektoriai ir dalyviai gauna automatinius priminimus.

Rezultatas

Klientas naudoja sistemą kasdienėje veikloje: projektai, lektoriai ir jų pažymėjimai tvarkomi vienoje vietoje. Automatinė atranka pagal kompetencijas ir galiojimo terminų kontrolė sumažino rankinį tikrinimą. Komanda greičiau mato, kas gali vesti konkretų mokymą, ir planuoja sesijas be kalendorių dubliavimo.